E-mailsjablonen helpen je om je communicatie via e-mail te verbeteren. Door te werken met e-mailsjablonen die je koppelt aan je CRM systeem kun je bovendien ook nog eens je e-mail persoonlijk maken en dit zonder extra handelingen.

TIP 1: Van wie is de mail eigenlijk!?

Goede informatie over de afzender helpt de ontvanger van de mail om te bepalen of de mail interessant is om te lezen.

Dit is eigenlijk geen onderdeel van je e-mail sjabloon, maar een instelling in Outlook bij je afzenderinformatie. Stel deze in op jouw volledige naam en de naam van jouw organisatie of website.

Bijvoorbeeld: Frank van Delden – Qurius Online

TIP 2. Zorg voor een persoonlijke aanhef

Ervaring leert dat mails met een persoonlijke aanhef beter gelezen worden. Door je e-mail te personaliseren verhoog je dus de effectiviteit van je e-mail. Als Outlook een e-mail  koppelt aan het CRM systeem, dan kan je heel eenvoudig gepersonaliseerde e-mails maken. Je kunt zelfs dezelfde e-mail aan meerdere personen sturen en het toch laten lijken alsof je aan iedere e-mail aandacht hebt geschonken om hem te personaliseren.

TIP 3: Voorzie je e-mail van alle nodige contactinformatie

Hierdoor stel je de ontvanger in staat om direct contact met je op te nemen via het door hem gewenste kanaal. Je kunt hierbij denken aan de volgende informatie:

1. Persoonlijke groet
2. Naam (en eventueel functie en/of organisatie)
3. Contactgegevens (E-mail, Social Media, Telefoonnummer, etc.)
4. Tagline. Waarom niet je berichten voorzien van een stukje reclame? Zet onderaan je bericht een korte boodschap van een paar zinnen over je organisatie of product . Deze tagline kun je ook makkelijk veranderen als je een speciale actie hebt.

TIP 4. Gebruik verschillende templates voor verschillende ontvangers

Door meerdere sjablonen te maken kun je de lay out en  boodschap aan laten sluiten bij de eigenschappen van de ontvanger.

TIP 5. Gebruik geen afbeeldingen in je e-mail

Je kunt je e-mail voorzien van een afbeelding, maar niet al je ontvangers zullen dat prettig vinden. Als het niet hoeft, doe het dan niet.

TIP 6: Gebruik je CRM data

Als je in de mogelijkheid bent om vanuit het CRM systeem e-mails te versturen, dan zou ik dat aanraden. De voordelen van het gebruik van e-mailsjablonen in combinatie met een CRM systeem zijn:

• Betere targetting van de doelgroep voor je e-mails
• Personaliseren van e-mails (zowel aanhef, als inhoudelijke boodschap)
• Minder handelingen (sneller en eenvoudiger e-mails maken)
• Herhaalbaar. Mails die je vaker maakt kun je zo in een paar klikken opstellen en versturen.
• Track & Trace. Bekijk wie je een e-mail hebt gestuurd en hoe hierop gereageerd werd.

Ik gebruik zelf e-mailsjablonen in combinatie met Microsoft CRM Online. Hierdoor kan ik heel snel en eenvoudig mensen uitnodigen voor onze gratis trainingen.

Gebruik e-mailsjablonen in Microsoft CRM voor het snel een eenvoudig maken van e-mailingen

Zelf sjablonen maken met behulp van Microsoft CRM Online

Als je Outlook gebruikt en je gebruikt ook Microsoft CRM Online, dan is het heel eenvoudig om e-mail sjablonen te maken. Microsoft heeft zelf een video gemaakt waarin het maken van e-mailsjablonen stap voor stap wordt uitgewerkt.